„Digitalisierung kostet zu viel?“ – Warum der Mittelstand oft an den falschen Stellen spart

Viele mittelständische Unternehmen stehen vor einer scheinbar unlösbaren Herausforderung: Die bestehenden Prozesse sind ineffizient, fehleranfällig und kosten wertvolle Zeit – aber die Digitalisierung erscheint zu teuer und risikobehaftet.

Das Ergebnis ist oft eine Abwartehaltung, bei der man lieber weiterhin mit ineffizienten Systemen arbeitet, anstatt gezielt in digitale Lösungen zu investieren. Dies führt zu Problemen wie:

• Zeitintensiven manuellen Prozessen, die durch Automatisierung deutlich effizienter gestaltet werden könnten

• Hoher Fehleranfälligkeit durch manuelle Dateneingabe oder nicht vernetzte Systeme

• Unflexiblen Strukturen, die es schwer machen, auf Marktveränderungen schnell zu reagieren

• Überlasteten Mitarbeitern, die sich auf repetitive Aufgaben konzentrieren müssen, anstatt an wertschöpfenden Tätigkeiten zu arbeiten

Doch ist die Angst vor den Kosten der Digitalisierung wirklich berechtigt? Oder wird hier an der falschen Stelle gespart?

Ein häufiger Fehler vieler Unternehmen ist, Digitalisierung als „Alles-oder-Nichts“-Projekt zu betrachten – ein umfassendes IT-Vorhaben, das enorme Investitionen erfordert und lange Umsetzungszeiten hat. Dabei kann Digitalisierung auch klein, pragmatisch und kosteneffizient erfolgen, wenn die richtigen Prioritäten gesetzt werden.

Drei häufige Digitalisierungs-Fallstricke – und wie man sie vermeidet

1. Digitalisierung als Großprojekt statt als schrittweise Optimierung

Eines der größten Missverständnisse in mittelständischen Unternehmen ist die Vorstellung, dass Digitalisierung bedeutet, direkt eine neue IT-Infrastruktur einzuführen oder ein großes ERP- oder CRM-System zu implementieren. Solche Großprojekte sind teuer, komplex und oft wenig effizient, wenn sie nicht genau auf die tatsächlichen Bedürfnisse des Unternehmens abgestimmt sind.

Wie es besser geht:

• Digitalisierung sollte mit kleinen, konkreten Maßnahmen starten, die schnell Wirkung zeigen. Eine erste Automatisierung in der Buchhaltung oder ein digitales Dokumentenmanagementsystem kann bereits große Effekte haben.

• Es ist sinnvoll, sich zuerst auf Prozesse zu konzentrieren, die besonders zeitaufwendig oder fehleranfällig sind.

• Unternehmen können mit MVPs (Minimum Viable Products) arbeiten – also mit einfachen, funktionierenden Lösungen, die schrittweise ausgebaut werden.

Ein Beispiel: Anstatt ein komplettes neues ERP-System zu implementieren, kann eine einfache Schnittstelle zwischen bestehenden Systemen schon enorme Effizienzgewinne bringen.

2. Fehlende Priorisierung – Digitalisierung ohne klaren ROI

Viele Mittelständler geben Geld für Digitalisierung aus, aber nicht unbedingt dort, wo es den größten Effekt hat. Es gibt eine Tendenz, auf moderne Tools oder Trendtechnologien zu setzen, ohne die eigentlichen Probleme im Unternehmen zu lösen.

Wie es besser geht:

• Vor jeder Investition sollte geprüft werden: Welche Prozesse verursachen derzeit die größten Kosten oder Zeitverluste?

• Maßnahmen sollten priorisiert werden nach ihrem erwarteten Return on Investment (ROI) – also wie schnell sie sich in Form von Einsparungen oder Produktivitätsgewinnen auszahlen.

• Digitalisierungsinitiativen sollten immer an strategischen Zielen ausgerichtet sein, anstatt einfach nur neue Technologie einzuführen, weil es modern klingt.

Ein Beispiel: Eine KI-gestützte Prozessanalyse kann helfen, blinde Flecken in den Abläufen eines Unternehmens aufzudecken und genau zu identifizieren, wo Digitalisierung am meisten Nutzen bringt.

3. Angst vor Kosten, ohne versteckte Einsparpotenziale zu sehen

Viele Unternehmen betrachten nur die direkten Investitionskosten für neue Software oder Systeme, nicht aber die laufenden Kosten, die durch ineffiziente Prozesse entstehen.

Ein klassisches Beispiel ist die manuelle Dateneingabe in der Buchhaltung oder im Kundenservice. Diese Arbeit kostet Zeit, führt zu Fehlern und bindet Mitarbeiter, die stattdessen an strategischen oder wertschöpfenden Aufgaben arbeiten könnten.

Wie es besser geht:

• Digitalisierung sollte nicht als reine „Kostenstelle“, sondern als Investition betrachtet werden.

• Unternehmen sollten die versteckten Kosten ineffizienter Prozesse berechnen – oft kosten Papierprozesse oder manuelle Abstimmungen mehr als eine digitale Lösung.

• Digitalisierung kann nicht nur Kosten sparen, sondern auch Mitarbeiter entlasten, sodass sie sich auf sinnvollere Tätigkeiten konzentrieren können.

Ein Beispiel: Eine einfache Automatisierung der Rechnungsverarbeitung spart nicht nur Arbeitszeit, sondern reduziert auch Fehler und damit verbundene Korrekturkosten.

Praktische Tipps für eine kosteneffiziente Digitalisierung

Wie kann ein Mittelständler Digitalisierung pragmatisch und ohne riesige Investitionen umsetzen?

1. Klein starten & iterativ optimieren

   • Anstatt eine teure Komplettlösung zu kaufen, lieber mit kleinen, messbaren Verbesserungen beginnen.

   • Prozesse nacheinander digitalisieren, um Risiken zu minimieren.

2. Automatisierung als Hebel nutzen

   • Automatisierung von sich wiederholenden Aufgaben spart langfristig enorm viele Ressourcen.

   • Beispiele: Buchhaltung, Personalverwaltung, Supply Chain Management.

3. SaaS- & Cloud-Lösungen statt riesiger IT-Investitionen

   • Cloud-Software reduziert Hardware-Kosten und bietet Flexibilität.

   • Viele SaaS-Lösungen ermöglichen einen schnellen Einstieg ohne große Anschaffungskosten.

4. Mitarbeiter in den Wandel einbinden

   • Digitalisierung funktioniert nur, wenn Mitarbeiter sie akzeptieren und nutzen.

   • Schulungen & Change-Management-Maßnahmen sind essenziell, um Ängste abzubauen.

Fazit: Digitalisierung ist teuer – aber Ineffizienz ist teurer

Die wahre Kostenfalle für Mittelständler ist nicht die Digitalisierung, sondern das Festhalten an ineffizienten Prozessen. Wer zu lange wartet, verpasst Wettbewerbsvorteile, verliert an Effizienz und belastet seine Mitarbeiter mit unnötigen Aufgaben.

Wichtig ist, nicht einfach blind zu digitalisieren, sondern gezielt dort anzusetzen, wo es den größten Mehrwert bringt.

Die beste Strategie:

• Mit kleinen Schritten beginnen und konkrete Effizienzgewinne erzielen.

• Technologie gezielt einsetzen, statt teure IT-Projekte ohne klaren ROI umzusetzen.

• Mitarbeiter aktiv einbinden, um Digitalisierung wirklich zum Erfolg zu führen.

Welche Herausforderungen habt ihr in euren Unternehmen mit der Digitalisierung? Lasst uns diskutieren.