Effektive & effiziente Digitalisierung: Wie Unternehmen ihre Abteilungen strategisch transformieren

Viele Unternehmen stehen vor der Herausforderung, ihre Geschäftsbereiche digital zu transformieren – doch oft fehlt eine klare Strategie. Digitalisierung wird entweder unkoordiniert umgesetzt oder es entstehen teure IT-Projekte, die keinen echten Mehrwert liefern.

Der Schlüssel liegt darin, effektiv und effizient zu digitalisieren:

• Effektiv bedeutet, die richtigen Dinge zu tun – also sich auf die digitalen Maßnahmen zu konzentrieren, die den größten geschäftlichen Nutzen bringen.

• Effizient bedeutet, die Dinge richtig zu tun – also digitale Prozesse so zu gestalten, dass sie reibungslos, kosteneffizient und skalierbar funktionieren.

In diesem Artikel geht es darum, wie Unternehmen ihre unterschiedlichen Funktionen gezielt digitalisieren können – mit maximalem Nutzen und minimalem Aufwand.

Typische Fehler bei der Digitalisierung von Unternehmensbereichen

Viele Unternehmen begehen immer wieder ähnliche Fehler, wenn sie Digitalisierung in ihren Abteilungen umsetzen:

1️⃣ Keine klare Priorisierung: Digitalisierung wird flächendeckend ausgerollt, ohne zu prüfen, welche Abteilungen den größten Nutzen daraus ziehen.
2️⃣ Alte Prozesse einfach digital abbilden: Ineffiziente Prozesse werden in Software übertragen, statt sie vorher zu optimieren.
3️⃣ Zu hohe Kosten durch unnötig komplexe Lösungen: Statt pragmatische, kosteneffiziente Tools zu nutzen, werden teure IT-Systeme eingeführt, die nicht zu den Anforderungen passen.
4️⃣ Mitarbeiter werden nicht mitgenommen: Digitalisierung scheitert oft nicht an der Technik, sondern an der mangelnden Akzeptanz und fehlender Schulung.

Um diese Fehler zu vermeiden, sollten Unternehmen ihre Geschäftsbereiche systematisch digitalisieren – mit klarem Fokus auf Effektivität und Effizienz.

Wie Unternehmen verschiedene Abteilungen gezielt digitalisieren können

Jede Abteilung hat unterschiedliche Anforderungen an digitale Lösungen. Statt einen „One-Size-Fits-All“-Ansatz zu wählen, sollte jede Funktion individuell betrachtet werden.

1. Finanz- & Rechnungswesen: Automatisierung als Effizienztreiber nutzen

Finanzprozesse bieten enormes Potenzial für Automatisierung. Viele Unternehmen verschwenden immer noch Zeit mit manuellen Rechnungen, Spesenabrechnungen oder langwierigen Controlling-Prozessen.

Effektiv digitalisieren:

• Automatische Rechnungsverarbeitung mit OCR- und KI-gestützten Systemen einführen

• Buchhaltungssoftware mit ERP-Integration nutzen, um manuelle Arbeit zu reduzieren

• Echtzeit-Analysen für eine bessere Finanzplanung implementieren

Effizient umsetzen:

• Standardisierte SaaS-Lösungen wie DATEV, Lexoffice oder SAP nutzen, um Kosten zu minimieren

• Prozesse vor der Digitalisierung optimieren – z. B. Papierbasierte Workflows eliminieren, bevor sie digitalisiert werden

2. Vertrieb & Kundenservice: Mehr Umsatz durch smarte Digitalisierung

Viele Unternehmen setzen noch auf manuelle Verkaufsprozesse und unstrukturierte Kundenkommunikation. Das führt zu langen Verkaufszyklen, ineffizientem Lead-Management und verpassten Chancen.

Effektiv digitalisieren:

• CRM-Systeme wie Salesforce oder HubSpot nutzen, um Leads und Kunden besser zu managen

• Automatisierte Kundenkommunikation über Chatbots & E-Mail-Tools integrieren

• Künstliche Intelligenz zur Lead-Scoring-Optimierung einsetzen

Effizient umsetzen:

• CRM-Prozesse klar definieren, bevor Software eingeführt wird – nicht einfach alte Abläufe digitalisieren

• Vertriebsteams frühzeitig in die Auswahl & Implementierung der Tools einbinden

3. Personalwesen: Digitalisierung für effizienteres Recruiting & Mitarbeiterentwicklung

HR-Abteilungen haben oft mit papierbasierten Bewerbungen, manuellen Vertragsprozessen und ineffizientem Onboarding zu kämpfen.

Effektiv digitalisieren:

• Recruiting-Prozesse über digitale Bewerbermanagementsysteme (z. B. Personio) optimieren

• E-Learning-Plattformen für kontinuierliche Weiterbildung einführen

• Digitale Mitarbeiterakten und Self-Service-Portale nutzen

Effizient umsetzen:

• Automatisierung für wiederkehrende HR-Aufgaben nutzen, um den Personalaufwand zu reduzieren

• KI-gestützte Systeme für smarte Bewerberauswahl einsetzen, statt manuelle Screening-Prozesse

4. Produktion & Logistik: Digitalisierung für Effizienz & Kostensenkung

Gerade in der Produktion und Logistik sind Effizienzsteigerungen durch Digitalisierung enorm – dennoch nutzen viele Unternehmen immer noch Excel-Tabellen und manuelle Bestandskontrollen.

Effektiv digitalisieren:

• IoT-Technologien für Echtzeit-Überwachung der Produktion nutzen

• Digitale Lagerverwaltungssysteme zur Automatisierung von Bestellungen einsetzen

• Predictive-Maintenance-Konzepte für vorausschauende Wartung implementieren

Effizient umsetzen:

• Schrittweise Einführung neuer Technologien, um Produktionsausfälle zu vermeiden

• Bestehende Maschinen mit smarten Sensoren aufrüsten, statt komplette Neuinvestitionen zu tätigen

5. Marketing: Automatisierung & Datenanalyse als Wachstumsmotor

Marketing-Abteilungen verschwenden oft zu viel Zeit mit manuellen Kampagnenanalysen und nicht zielgerichteten Werbemaßnahmen.

Effektiv digitalisieren:

• Marketing Automation Tools (z. B. HubSpot, ActiveCampaign) für automatisierte Kampagnen nutzen

• Künstliche Intelligenz für Personalisierung und bessere Kundensegmentierung einsetzen

• Echtzeit-Daten für präzisere Entscheidungsfindung in Kampagnen nutzen

Effizient umsetzen:

• Klare Strategie für digitale Kanäle entwickeln, bevor neue Tools eingeführt werden

• Datenbasiertes Marketing vorantreiben, statt nach Bauchgefühl zu agieren

Fazit: Digitalisierung muss effektiv und effizient sein

Digitalisierung ist nicht gleich Digitalisierung. Der Schlüssel zum Erfolg liegt darin, die richtigen Dinge zu digitalisieren (Effektivität) und sie bestmöglich umzusetzen (Effizienz).

• Unternehmen sollten ihre Digitalisierungsstrategie gezielt mit den Unternehmenszielen verknüpfen.

• Prozesse sollten erst optimiert werden, bevor sie digitalisiert werden.

• In jeder Abteilung gibt es unterschiedliche Anforderungen – Digitalisierung muss individuell geplant werden.

• Kostspielige IT-Projekte vermeiden, indem pragmatische, standardisierte Lösungen bevorzugt werden.

• Mitarbeitende müssen in den Digitalisierungsprozess eingebunden werden, um Akzeptanz und Nutzung sicherzustellen.

Unternehmen, die diese Prinzipien befolgen, vermeiden teure Fehlentscheidungen und profitieren nachhaltig von der Digitalisierung.

Welche Abteilungen in eurem Unternehmen haben den größten Digitalisierungsbedarf? Wo seht ihr Herausforderungen bei der Umsetzung?