Transformationsstrategie für KMU: Digitalisierung als Enabler für nachhaltigen Wandel

Viele kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) stehen vor der Herausforderung, mit den dynamischen Marktbedingungen und der zunehmenden Digitalisierung Schritt zu halten. Dabei wird Digitalisierung oft als technisches Projekt gesehen, das durch IT-Abteilungen gesteuert wird.

Dieser Ansatz führt jedoch häufig dazu, dass neue Software eingeführt oder bestehende Prozesse digitalisiert werden, ohne dass sie tatsächlich optimiert werden. Unternehmen verpassen dadurch die Möglichkeit, Digitalisierung als strategisches Werkzeug zur Unternehmensentwicklung zu nutzen.

Eine durchdachte Transformationsstrategie setzt Digitalisierung gezielt ein, um das Geschäftsmodell zu stärken, Prozesse effizienter zu gestalten und neue Chancen zu erschließen. Entscheidend ist dabei, dass Digitalisierung nicht einfach nur bestehende Abläufe digital abbildet, sondern echten Mehrwert für das Unternehmen und seine Kunden schafft.

Warum viele KMU bei der digitalen Transformation scheitern

Viele mittelständische Unternehmen sind sich bewusst, dass Digitalisierung notwendig ist, setzen sie jedoch oft zu operativ um. Typische Herausforderungen sind:

1. Digitalisierung als reines IT-Projekt
   Unternehmen investieren in neue Software oder Plattformen, ohne die zugrunde liegenden Prozesse zu hinterfragen oder an ihre Geschäftsstrategie anzupassen.

2. Kurzfristiges Denken
   Statt sich zu überlegen, welche neuen Geschäftsfelder oder Effizienzpotenziale sich durch Digitalisierung ergeben, werden bestehende Prozesse einfach digitalisiert, ohne sie zu verbessern.

3. Fehlendes Know-how und Ressourcen
   Viele KMU haben keine eigene Digitalisierungsstrategie oder das interne Wissen fehlt, um digitale Projekte effektiv zu steuern.

4. Mangelnde Akzeptanz bei Mitarbeitern
   Digitalisierung scheitert häufig nicht an der Technologie, sondern daran, dass Mitarbeitende nicht eingebunden werden oder Angst vor Veränderung haben.

Ohne eine klare Strategie bleibt Digitalisierung oft ineffizient oder führt nicht zu den gewünschten Ergebnissen.

Praktische Ansätze für eine erfolgreiche digitale Transformation

Eine durchdachte Transformationsstrategie nutzt Digitalisierung gezielt als Enabler für unternehmerischen Erfolg. Damit das gelingt, sollten Unternehmen auf folgende Aspekte achten:

1. Digitalisierung mit der Unternehmensstrategie verknüpfen

Digitalisierung sollte nicht isoliert betrachtet werden, sondern gezielt mit der Unternehmensstrategie verzahnt sein.

• Fragen, die sich Unternehmen stellen sollten:

  • Welche Geschäftsprozesse oder Kundeninteraktionen können durch Digitalisierung verbessert werden?

  • Welche neuen Geschäftsmöglichkeiten entstehen durch digitale Technologien?

  • Wie können digitale Lösungen helfen, Effizienz zu steigern und Kosten zu senken?

• Praxis-Tipp:
  Bevor Investitionen in Digitalisierung erfolgen, sollte eine klare Zieldefinition erfolgen. Es lohnt sich, zunächst Prozesse zu identifizieren, die sich schnell verbessern lassen, um erste Erfolge zu erzielen.

Beispiel: Ein Hersteller könnte digitale Wartungsservices für Maschinen anbieten, um Kunden einen Mehrwert zu bieten und gleichzeitig neue Umsatzquellen zu erschließen.

2. Prozesse optimieren, bevor sie digitalisiert werden

Ein häufiger Fehler ist, bestehende analoge Prozesse unverändert zu digitalisieren. Digitalisierung ist jedoch nicht einfach ein 1:1-Transfer in eine Softwarelösung, sondern sollte genutzt werden, um bessere, schnellere und effizientere Abläufe zu schaffen.

• Fragen, die sich Unternehmen stellen sollten:

  • Ist der bestehende Prozess wirklich notwendig oder kann er vereinfacht werden?

  • Welche Schritte können automatisiert oder effizienter gestaltet werden?

  • Gibt es digitale Tools, die diesen Prozess optimieren können?

• Praxis-Tipp:
  Prozesse sollten zunächst analysiert werden, um unnötige Schritte zu identifizieren. Erst danach macht es Sinn, eine digitale Lösung einzuführen.

Beispiel: Ein Bauunternehmen kann die manuelle Erfassung von Materialien auf Baustellen durch eine App ersetzen, die automatisch Bestände meldet und Bestellungen auslöst.

3. Die richtige Balance zwischen Standardlösungen und Individualisierung

Viele KMU stehen vor der Entscheidung, ob sie teure, maßgeschneiderte IT-Lösungen entwickeln oder auf bestehende Standardlösungen setzen sollen.

• Wann Standardlösungen sinnvoll sind:

  • Für klassische Geschäftsprozesse wie Buchhaltung, CRM oder Personalverwaltung sind Cloud- und SaaS-Lösungen oft die beste Wahl.

  • Sie ermöglichen schnelle Implementierung ohne hohe Entwicklungskosten.

• Wann individuelle Lösungen sinnvoll sind:

  • Wenn ein Unternehmen sich durch einen digitalen Service differenzieren will.

  • Wenn bestehende Softwarelösungen die spezifischen Geschäftsprozesse nicht ausreichend abbilden.

• Praxis-Tipp:
  Unternehmen sollten erst mit kostengünstigen Standardlösungen starten und nur dann individuelle Entwicklungen beauftragen, wenn sich daraus echte Wettbewerbsvorteile ergeben.

Beispiel: Ein Handwerksbetrieb kann mit einer SaaS-Lösung die Terminplanung digitalisieren, bevor er eine eigene App für Kundenkommunikation entwickelt.

4. Change-Management und Unternehmenskultur nicht vernachlässigen

Digitalisierung scheitert oft nicht an der Technologie, sondern an den Menschen, die sie nutzen sollen. Mitarbeitende sind oft skeptisch gegenüber neuen Systemen oder fürchten um ihren Arbeitsplatz.

• Wie Unternehmen die Akzeptanz für Digitalisierung erhöhen:

  • Frühzeitige Einbindung der Mitarbeitenden in Digitalisierungsprojekte.

  • Transparente Kommunikation über Ziele und Vorteile neuer Technologien.

  • Schulungen und Weiterbildungen, um Berührungsängste abzubauen.

  • Führungskräfte als digitale Vorbilder, die den Wandel aktiv vorleben.

• Praxis-Tipp:
  Change-Management sollte von Anfang an in Digitalisierungsprojekte integriert sein. Erfolgreiche Unternehmen setzen auf interne Schulungen, klare Kommunikation und Pilotprojekte mit kleinen Teams, bevor eine neue Technologie flächendeckend eingeführt wird.

Beispiel: Ein Logistikunternehmen führt eine digitale Lösung für Routenplanung ein. Statt diese sofort in allen Niederlassungen einzusetzen, startet es mit einem Testlauf in einer Region, schult die Fahrer und optimiert das System basierend auf Feedback.

Fazit: Digitalisierung als Erfolgsfaktor für nachhaltige Transformation

Digitalisierung ist kein Selbstzweck, sondern ein Werkzeug, um Unternehmen zukunftsfähig aufzustellen. Eine erfolgreiche Transformationsstrategie nutzt digitale Technologien gezielt, um Prozesse zu optimieren, neue Geschäftsfelder zu erschließen und die Wettbewerbsfähigkeit zu stärken.

• Digitalisierung funktioniert am besten, wenn sie mit der Unternehmensstrategie verknüpft wird.

• Vor der Einführung neuer Systeme sollten Prozesse analysiert und optimiert werden.

• Unternehmen sollten pragmatisch zwischen Standardlösungen und individuellen Entwicklungen abwägen.

• Change-Management ist entscheidend, damit Digitalisierung nicht auf Widerstand stößt.

Unternehmen, die diese Prinzipien beachten, können die Digitalisierung nicht nur erfolgreich umsetzen, sondern sie als echten Enabler für nachhaltigen Wandel nutzen.